Términos y condiciones de servicios audiovisuales y estrategia de reels

Andrés Rosero — audiovisual.com.co

Estos términos y condiciones regulan la prestación de servicios de creación, estrategia, producción y edición audiovisual. Su finalidad es establecer responsabilidades claras y proteger los intereses tanto del cliente como del prestador del servicio.

Las condiciones particulares de cada proyecto se definirán en la propuesta comercial correspondiente. Cualquier excepción deberá acordarse expresamente por escrito entre las partes.

1. Alcance del servicio

• El servicio incluye las actividades de conceptualización, planificación, grabación, edición y posproducción especificadas en la propuesta comercial contratada.
• El servicio no incluye la gestión de redes sociales (Community Manager), publicación de contenidos ni administración de campañas publicitarias.
• Validez del plan: cada plan de estrategia de reels es válido exclusivamente para una (1) marca. El contenido producido se destinará a la marca definida en el brief inicial. La producción para marcas adicionales requerirá la contratación de planes independientes.
• Las cantidades, formatos, duraciones y especificaciones de los videos serán los establecidos en el plan escogido por el cliente.
• Los servicios o entregables no contemplados inicialmente tendrán una cotización adicional.

2. Etapas de producción y aprobaciones

Para los servicios de estrategia y producción de reels, el proceso se desarrollará en las siguientes etapas:

2.1. Comité creativo (Reunión Virtual)

Reunión con el cliente para presentar, discutir y aprobar las ideas y conceptos que se desarrollarán en los contenidos audiovisuales.

2.2. Escritura de guiones

Desarrollo de los guiones a partir de las ideas aprobadas en el comité creativo.

2.3. Comité narrativo (Reunión Virtual)

Presentación, revisión y aprobación de los guiones. Una vez aprobados, estos serán la referencia para la producción y edición de cada video.

2.4. Plan de rodaje

Elaboración del cronograma de grabación, con definición de horarios, locaciones, participantes, escenas y recursos necesarios.

El plan de rodaje será enviado con al menos tres (3) días hábiles de anticipación, siempre que las aprobaciones y la programación del proyecto permitan cumplir este plazo.

2.5. Rodaje

Ejecución de las grabaciones conforme al plan aprobado.

2.6. Edición y entrega progresiva

Los videos serán editados y cargados al link personalizado del cliente en la plataforma Frame.io según el plan contratado, con una frecuencia de uno (1) o dos (2) reels por semana.

2.7. Revisión y correcciones

• El cliente contará con dos (2) días hábiles desde la notificación de disponibilidad del video en Frame.io para registrar sus observaciones.
• Todos los comentarios deberán registrarse directamente en Frame.io y quedar consolidados dentro del plazo de revisión.
• Las correcciones incluidas se realizarán dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de los comentarios consolidados.
• Si el cliente no presenta comentarios dentro de los dos días hábiles establecidos, el video se considerará aprobado.
• Las observaciones posteriores a la aprobación se evaluarán como una nueva solicitud de cambios o reedición, según corresponda.

La aprobación de una etapa permite avanzar a la siguiente. Las modificaciones sustanciales de etapas previamente aprobadas podrán generar costos adicionales.

3. Entrega del producto

• El servicio contempla la entrega exclusiva de los videos finales editados, en los formatos y características acordados.
• No se incluye material en crudo, tomas descartadas, archivos editables, proyectos de edición ni otros archivos de trabajo.
• El material en crudo podrá solicitarse por separado y estará sujeto a una cotización adicional que contemple su preparación, organización, transferencia y las condiciones de uso correspondientes.
• La contratación de un producto audiovisual terminado no obliga al prestador a entregar todos los archivos utilizados durante su creación.

La entrega definitiva de los archivos finales estará sujeta al cumplimiento de las condiciones de pago acordadas. Cuando existan entregas parciales, estas se regularán según la propuesta comercial correspondiente.

4. Correcciones, cambios y reediciones

Para garantizar criterios transparentes, se establecen las siguientes definiciones:

Son ajustes menores que no modifican la estructura narrativa, el concepto ni el guion aprobado. Incluyen:

• Correcciones ortográficas o de transcripción.
• Ajustes menores de color, iluminación y audio.
• Modificaciones puntuales de textos, títulos y elementos gráficos.
• Corrección de errores técnicos de edición.
• Ajustes menores de sincronización o duración que no alteren la estructura del video.

Las correcciones están incluidas en el servicio contratado, dentro de los plazos de revisión establecidos.

Los errores directamente atribuibles al prestador, por incumplimiento de las especificaciones aprobadas, serán corregidos sin costo adicional.

4.2. Cambios

Son modificaciones que alteran las decisiones creativas previamente aprobadas, tales como:

• Modificar el concepto o mensaje principal.
• Cambiar sustancialmente el guion.
• Reestructurar la narrativa del video.
• Sustituir escenas por decisiones creativas diferentes a las aprobadas.
• Incorporar nuevos contenidos, mensajes o productos.
• Solicitar nuevas grabaciones o modificaciones sustanciales posteriores al rodaje.

Los cambios que excedan el alcance contratado podrán generar costos adicionales equivalente al siete por ciento (7%) del valor total del servicio originalmente contratado, que serán informados y aprobados antes de su ejecución.

4.3. Reediciones

Se considera reedición la solicitud de modificar un video previamente finalizado y aprobado para darle un nuevo propósito, enfoque, mensaje o utilización diferente de la versión originalmente contratada.

Cuando el cliente solicite al prestador una reedición posterior, se aplicará un cobro equivalente al doce por ciento (12%) del valor total del servicio originalmente contratado, por cada solicitud de reedición.

Este valor contempla la reedición del material existente y no incluye nuevas grabaciones, producción de recursos adicionales ni servicios que requieran una cotización independiente.

La reedición deberá respetar las autorizaciones de imagen y demás derechos asociados al contenido.

5. Propiedad intelectual y derechos de uso

5.1. Autoría y derechos del prestador

Andrés Rosero conservará los derechos morales que legalmente le correspondan sobre sus aportes creativos y audiovisuales.

Los derechos patrimoniales sobre los videos finales se transferirán o autorizarán según los acuerdos de contratación y la legislación aplicable.

5.2. Derechos del cliente sobre el video final

Una vez completado el pago total del servicio, el cliente podrá utilizar los videos finales de manera libre para sus actividades comerciales, publicitarias, institucionales y corporativas.

Podrá publicarlos, reproducirlos, compartirlos, distribuirlos, enviarlos a terceros y difundirlos en cualquier plataforma o medio de comunicación, dentro de las modalidades legalmente autorizables, sin solicitar permisos adicionales al prestador.

Los derechos patrimoniales transferibles que correspondan al prestador sobre los videos finales se cederán para estas modalidades de explotación, a nivel mundial y por el plazo legal de protección aplicable, sin perjuicio de los derechos de terceros.

Esta libertad de utilización estará sujeta a dos restricciones:

1. Integridad del video: el cliente no podrá reeditar, alterar, manipular o modificar sustancialmente el contenido audiovisual entregado sin autorización escrita del prestador. Las reediciones podrán solicitarse como un servicio adicional.
2. Protección de las personas: el contenido no podrá manipularse, descontextualizarse o utilizarse de manera que denigre, ridiculice, difame o afecte la honra, dignidad, reputación o imagen de las personas que participaron en su realización.

Estas restricciones no impiden la libre publicación, distribución y utilización comercial de las versiones finales aprobadas.

5.3. Material en crudo

El material original de grabación y los archivos de trabajo no se consideran entregables del servicio, independientemente de la titularidad de los derechos patrimoniales que pueda corresponder a las partes por ley o contrato.

Su entrega requerirá un acuerdo adicional y una cotización independiente.

El prestador se compromete a no vender, comercializar, publicar, licenciar o reutilizar las grabaciones originales del cliente en proyectos de terceros ni para finalidades comerciales diferentes de las contratadas, salvo autorización expresa.

5.4. Uso de videos en el portafolio del prestador

El prestador podrá utilizar fragmentos de los videos finales producidos para presentar y promocionar su trabajo en:

• Portafolio profesional y página web.
• Redes sociales propias.
• Presentaciones comerciales.
• Materiales de promoción de sus servicios audiovisuales.

Este uso se limitará a mostrar el trabajo efectivamente realizado y no implicará la comercialización del material original ni su utilización en producciones de terceros.

El cliente podrá solicitar por escrito que sus contenidos no sean utilizados en el portafolio del prestador al correo andresroseroalvarez@gmail.com con el asunto “solicitud de no utilizació.n de contenidos”. Esta restricción deberá notificarse preferiblemente antes de la publicación del contenido.

Cuando la solicitud se reciba después de su publicación, el prestador retirará los contenidos de sus canales bajo su control dentro de un plazo razonable.

El uso de imágenes de personas identificables estará sujeto a las autorizaciones correspondientes. El cliente deberá informar cualquier restricción de imagen, confidencialidad o utilización que afecte la exhibición de los contenidos en el portafolio.

En ningún caso esta cláusula autoriza la publicación de material confidencial o de imágenes personales sin las autorizaciones legalmente necesarias.

6. Pagos y términos financieros

• El cliente deberá realizar un anticipo del cuarenta por ciento (40%) del valor total contratado antes del inicio del proyecto.
• El sesenta por ciento (60%) restante deberá pagarse antes de la entrega definitiva del producto final, conforme al calendario de entregas y pagos acordado.
• En caso de cancelación unilateral del proyecto por parte del cliente, el anticipo no será reembolsable, en la medida permitida por la ley, por concepto de reserva de recursos, planificación y trabajos comprometidos. Esta condición no limitará los derechos que legalmente correspondan al cliente en casos de incumplimiento del prestador.
• Los precios indicados no incluyen impuestos. Los tributos y retenciones aplicables se liquidarán de conformidad con la legislación vigente.
• Los descuentos promocionales aplicarán exclusivamente a la primera contratación del cliente.
• Se aceptan pagos en efectivo o mediante Nequi. Otros medios de pago podrán acordarse previamente.

Las condiciones especiales de pago, incluyendo excepciones al anticipo o modalidades de facturación, deberán establecerse por escrito para cada proyecto. No modificarán las condiciones generales aplicables a otros clientes.

7. Responsabilidades del cliente

El cliente se compromete a:

• Suministrar oportunamente información, brief, logotipos, imágenes, fichas técnicas y demás recursos necesarios para desarrollar el proyecto.
• Proporcionar las condiciones adecuadas de locación, productos y talento frente a cámara durante el rodaje.
• Garantizar la disponibilidad de las personas, instalaciones, equipos y productos que estén bajo su responsabilidad.
• Gestionar oportunamente los permisos de acceso y autorizaciones necesarias para realizar las grabaciones.
• Comunicar con anticipación cualquier requisito especial de ingreso, documentación, seguridad o procedimiento interno.
• Participar en los comités creativos y narrativos, garantizando la asistencia de las personas responsables de tomar decisiones y una disponibilidad mínima de noventa (60) minutos por reunión, tiempo necesario para presentar, discutir, ajustar y aprobar los contenidos de manera adecuada.
• Registrar los comentarios en Frame.io dentro de los plazos establecidos.
• Contar con las autorizaciones correspondientes para el uso de imágenes, marcas y demás recursos proporcionados.

Retrasos atribuibles al cliente

Los retrasos ocasionados por falta de personal, indisponibilidad de locaciones, ausencia de productos, dificultades de acceso, aprobaciones pendientes o entrega tardía de recursos serán responsabilidad del cliente cuando estas obligaciones estén a su cargo.

En estos casos:

• El cronograma podrá ajustarse en proporción al tiempo perdido.
• El tiempo de espera durante una jornada de rodaje se contabilizará dentro de las horas contratadas cuando el retraso sea atribuible al cliente.
• El prestador no estará obligado a extender gratuitamente la jornada ni a garantizar la grabación de contenidos que no puedan realizarse por estas demoras.
• Cualquier jornada, tiempo adicional o nueva producción necesaria será cotizada por separado.

Las obligaciones de entrega del prestador se ajustarán cuando los retrasos sean consecuencia de incumplimientos atribuibles al cliente.

8. Reprogramaciones y cancelaciones de rodaje

Las reprogramaciones deberán solicitarse con un mínimo de tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha de grabación programada.

Cuando el cliente solicite una reprogramación fuera de este plazo, se generará un cobro equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del servicio contratado.

Este cobro corresponde a la reorganización de los recursos técnicos, humanos y logísticos reservados para la producción, y deberá pagarse antes de confirmar una nueva fecha.

La misma condición podrá aplicarse cuando el rodaje no pueda ejecutarse por circunstancias directamente atribuibles al cliente, tales como ausencia de los participantes confirmados, falta de autorización de ingreso o indisponibilidad de locaciones comprometidas.

No se aplicará este cobro cuando la reprogramación sea responsabilidad del prestador o derive de causas de fuerza mayor debidamente acreditadas.

En caso de cancelación definitiva del proyecto, se aplicarán las condiciones económicas de cancelación establecidas en el apartado de pagos.

9. Confidencialidad

Ambas partes se comprometen a mantener la confidencialidad de la información comercial, estratégica, técnica y privada conocida durante la ejecución del proyecto.

El prestador no podrá divulgar materiales confidenciales, grabaciones inéditas, documentos internos o información reservada del cliente sin autorización.

Esta obligación no impide la utilización de fragmentos de videos finales en el portafolio profesional, conforme a las condiciones y autorizaciones establecidas en el apartado de propiedad intelectual.

10. Limitaciones de responsabilidad

• El prestador no será responsable por usos indebidos, alteraciones no autorizadas o publicaciones realizadas por el cliente o terceros que contravengan los términos acordados.
• El cliente será responsable de los materiales, afirmaciones, información y recursos que suministre o apruebe para la producción, en aquello que legalmente le corresponda.
• El prestador se compromete a desarrollar los contenidos bajo criterios técnicos y profesionales, pero no garantiza resultados específicos en visualizaciones, alcance, interacciones, seguidores, ventas o conversiones.

11. Modificaciones del proyecto

Cualquier modificación sustancial al alcance, cantidades, entregables, formatos o condiciones inicialmente aprobadas deberá acordarse entre ambas partes.

Los servicios adicionales serán cotizados y aprobados antes de su ejecución.

Los cambios de alcance podrán implicar ajustes en el precio y en el cronograma de entrega.

Ninguna de las partes podrá imponer unilateralmente penalizaciones, obligaciones o condiciones económicas que no hayan sido previamente aceptadas.

12. Resolución de conflictos

Cualquier diferencia relacionada con la prestación del servicio deberá tratarse inicialmente mediante negociación directa y de buena fe entre las partes.

Si no se alcanza un acuerdo, las partes podrán acudir a mecanismos de conciliación o a las autoridades competentes.

El arbitraje únicamente procederá cuando exista un acuerdo expreso y válido entre las partes.

Aceptación de las condiciones

Estos términos forman parte de las propuestas comerciales que los incorporen expresamente y sean aceptadas por el cliente.

Las condiciones particulares acordadas por escrito prevalecerán únicamente en los aspectos expresamente modificados para el proyecto correspondiente.